Afin de faire progresser le service Guichet Entreprises, il est important d’évaluer nos obligations à travers les yeux de l’utilisateur et de nos partenaires administratifs. Le service est en fin de compte, un processus visant à fournir des informations ; une méthode qui nécessite de collecter, d’organiser et de distribuer des données aux partenaires concernés au nom de nos utilisateurs. Il est extrêmement important de collaborer avec nos partenaires pour aider à exploiter les informations fournies par nos services. Le partage de connaissances et la construction d’une structure de communication organisée vont à l’avenir optimiser chaque processus individuel de création d’entreprises. Dès le moment où l’utilisateur arrive sur les services de Guichet Entreprises, il a des attentes tacites : contenus à jour,, la simplicité d’accès à l’information, la confiance et donc la fiabilité du site et une traduction de qualité. Pour répondre à ces attentes et répondre à leurs besoins, il est important de fournir des informations et réglementations à jour, de simplifier les processus et d’inclure différentes options linguistiques pour satisfaire tous les États membres.

Pour que le service de Guichet Entreprises puisse atteindre son objectif défini, nous devons être objectifs, efficaces et influents. 2016 a été l’année durant laquelle nous avons pu prendre du recul et comprendre les défis les plus importants auxquels nous sommes confrontés :  connecter, rassembler et contrôler.

Connecter les partenaires

Malgré le réseau CFE, les différentes méthodes d’organisation administrative à travers la France rendent la communication difficile et reste un défi à long terme pour l’équipe de Guichet Entreprises. Le mélange des entités administratives combinant les organisations publiques et privées signifie que guichet-entreprises.fr, en tant que premier point d’entrée électronique pour la création d’entreprises doit être au cœur de ce réseau administratif. À l’heure actuelle, notre processus de communication est limité : nous communiquons par intermittence avec le CFE, mais nous avons besoin de liens plus décisifs et d’un moyen de communiquer régulièrement et efficacement. Afin de fournir le meilleur service pour nos utilisateurs, nous avons aussi besoin de repousser nos limites et de commencer à établir des liens avec toutes les entités administratives à travers la France. Afin d’obtenir efficacement les autorisations pour répondre aux besoins de chaque utilisateur individuel, de meilleures méthodes de communication sont essentielles à développer.

Se mettre en relation avec tous nos partenaires constitue un défi important parce que nous sommes le premier point d’entrée pour de multiples destinations et fournisseurs et nous travaillons avec une gamme complexe et diversifiée d’acteurs. Nous devons aussi compter sur ces partenaires pour transmettre les informations aux autorités réglementaires compétentes. Le défi est d’autant plus grand en raison des différents niveaux des systèmes administratifs régionaux. À une extrémité du spectre, cela signifie traiter avec un grand département dans une région qui peut comprendre plusieurs agents qui peuvent faciliter les procédures appropriées de manière efficace ; à l’autre extrémité du spectre, cela peut signifier une communication avec un petit département et une ville qui peut n’avoir qu’un maire ou secrétaire administratif avec peu deconnaissances en la matière, ou de faibles moyens techniques pour mener à bien certaines demandes. En tant que partenaire administratif, plus de la moitié de notre travail est dominé par la collaboration et le partage des responsabilités avec tous nos fournisseurs afin de répondre aux exigences de chaque création d’entreprises. Nous avons besoin d’une stratégie innovante pour faciliter et éventuellement atténuer la complexité entre départements. Pour mener à bien toutes les formalités d’entreprises dans un laps de temps défini, obtenir toutes les informations nécessaires et éviter les conflits, nous devons établir et, surtout, maintenir un solide réseau totalement opérationnel de connaissances et de professionnalisme. Pour mener à bien notre mission, nous avons besoin de construire un pont de communication uniforme et cohérent avec tous nos partenaires.

 RECUEILLIR les Formalités

Depuis la directive européenne de 2006, les activités de services  ont été réglementés conformément aux lois et processus administratifs européens. En France, il y a maintenant 105 professions réglementées en vertu de la directive sur les services et, depuis 2013, il y a plus de 250 règlements en vertu de la dernière directive sur les qualifications. Le service Guichet Entreprises a pour objectif de conserver et d’intégrer toutes les formalités dématérialisées d’activités et de qualifications en France, et de déployer et déclencher les autorisations. Cette intention reste un processus long et complexe. Le défi est en partie axé sur la productivité : notre équipe est petite et notre budget est limité, mais la plus grande partie du défi est de générer une vraie méthode pour collecter des informations. Finalement, le défi est axé sur la création de variantes des formalités : faire correspondre chaque création d’entreprises aux besoins spécifiques et adaptés des entreprises tout en essayant de maintenir un processus pertinent et facile à gérer pour l’utilisateur. Rester productif et construire de meilleures méthodes de collecte des détails réglementaires sont des points essentiels pour la progression du projet Guichet Entreprises.

Par ailleurs, en matière de productivité, nous avons fait des progrès. La mise en œuvre des nombreuses formalités administratives dématérialisées et le processus pour les mettre à jour en conformité avec l’évolution des réglementations sont désormais simplifiés grâce à la finalisation de notre nouveau générateur de formulaire. Auparavant, les données que nous fournissions étaient lues et présentées à nos utilisateurs par le biais d’un fichier Excel, mais cela signifiait que nous passions un temps considérable à modifier les données sur chaque fichier, ce qui nécessitait des connaissances spécifiques et des mises à jour complètes et perpétuelles du système. Notre nouveau générateur de formulaires a été développé en un peu plus d’un an, mais a complètement changé les paramètres de notre processus de formalité. Maintenant, en utilisant des fichiers de données XML autonomes, les descriptions peuvent rester simples et peuvent être facilement remontées sans avoir besoin de paramètres de partage. Cela signifie que le processus de rassemblement des formalités est extensible, flexible et facile à entretenir ; notre nouveau logiciel a permis la migration de données simples ; les descriptions sont maintenant facilement définies et peuvent être effectuées par tous et partout. Le processus initial comprendra la séparation des comptes d’utilisateurs de l’ancien système, en les reliant ensuite au nouveau générateur, mais la production des formalités est maintenant accélérée et complète. Avec quelques traductions supplémentaires, le nouveau générateur de formulaires apportera d’importants progrès qui atténueront les complications et répondront à d’autres objectifs de productivité.

Contrôler l’information

Guichet-entreprises.fr et guichet-qualifications.fr sont deux sites d’informations qui gagnent la confiance de nos utilisateurs en présentant les formalités essentielles de la vie juridique de l’entreprise, la reconnaissance des qualifications professionnelles et des activités en renouvellent  et renfocant le tissu d’entreprises françaises. Cependant, l’obtention et la mise à jour des contenus et de changements de réglementation opérable en demandant l’autorisation sont souvent un fardeau pour notre productivité. Nous avons besoin d’un accès instantané et constant à l’information vérifiée afin de devenir plus efficaces.

Chaque profession réglementée en vertu de la directive sur les services et la directive sur les qualifications exige des informations précises et mises à jour. À l’heure actuelle, le service Entreprises gère 105 pages web d’activité pour guichet-entreprises.fr et nous sommes en train de terminer les 350 pages web pour guichet-qualifications.fr. Cependant, pour chaque activité, il peut y avoir jusqu’à 8 réglementations, et chaque règlement, en moyenne, change tous les deux ans. En l’état actuel des choses, nous nous heurtons à un retard d’une année ou plus en matière de mise à jour des informations et des réglementations, car soit les modifications ne sont pas communiquées soit elles manquent de clarté. Il est également difficile de comprendre la quantité d’informations dont chaque organisme ou département a besoin de notre part pour répondre aux exigences légales. Le défi n’est donc pas de remplir les pages d’activité, mais de trouver le moyen de développer notre influence et notre position lorsque ces changements se produisent ; nous devons être informés automatiquement et être en mesure de prévenir nos utilisateurs. De la même façon dont nous devons nous adapter aux changements de régulation lors de la c nous devons nous adapter aux changements de réglementation lors du rassemblement des formalités, nous devons clairement avertir nos utilisateurs lorsqu’il y a des changements dans leur activité. À l’heure actuelle, la méthode de modification et de validation des informations est beaucoup trop longue et se montrera encore plus problématique lorsque nous chercherons à optimiser les informations pour répondre à des besoins plus spécifiques et individuels. Si l’on nous donne la possibilité de contrôler des informations pertinentes, nous pourrions offrir un meilleur service à nos utilisateurs, ce qui nous aidera à gagner leur confiance et façonner notre réputation en tant qu’autorité compétente et efficace.